GTD není projektový management

….aneb, Nebojme se projektů

Můj otec byl zedník. Vynikající zedník. Alespoň, podle těch společných víkendů, na které si nevzpomínám, podle těch domů, které jiným postavil a mně ukazoval, a podle té spousty známých, kteří stále něco potřebovali, tak usuzuji.

Vzpomínám si jak pokaždé, když u nás někdo zazvonil, aby nám tátu zase na víkend odvedl, zazněla po chvíli z předsíně ta známá otázka: „A projekt, projekt máte?“

Našlo se sice i pár takových, kteří, jako tenkrát já, slyšeli to slovo poprvé, většina ale většinou souhlasně přikyvovala: „Ano, projekt máme.“

V té době, co by šestiletý synek, jsem slovo projekt slyšel poprvé. Od táty i ve škole jsem se naučil, že projekty jsou ty spousty papírů, pokreslené spoustou čar, s kulatým červeným razítkem na každém z nich, a „Staví se podle nich dům.“

Projekty dělají projektanti. Učili jsme se my dříve narození.

Doba se změnila. Projektanti nepřestali být projektanty. Projekty nepřestaly být hromadami papírů, kterým rozuměli někteří projektanti, můj táta a někteří zedníci. Projektem je dnes již vlastně cokoliv. Chcete stavět dům? Máte projekt! Sice zatím bez projektu, ale máte záměr. Takže máte projekt.

Chcete udělat projektové školení projektového managementu? OK. Máte projekt.

A i když třeba zrovna projekt nemáte, můžete mít alespoň projektové řízení, projektový přístup, projektové plánování, projektové školství… a dost možná i projektové myšlení.

I v GTD si slovo projekt našlo své místo. Co má více jak jeden krok, je projekt, dozvíme se trochu zjednodušeně shrnutou poučku z knihy Davida Allena. Z jeho bible o GTD. Vytvořme si svůj první seznam projektů.

Myslím, že pro ty z nás, kteří ještě donedávna považovali za projekt jen tu velkou složku od projektanta, a najednou si mají vytvořit svůj první seznam projektů, začnou mít trochu strach. „Mám řídit svoje projekty? Ty tlusté stohy papírů s čárami a červeným razítkem? To není nic pro mě. Přeci nejsem projektový manažer.”

GTD není projektový management. I když by si to možná někteří přáli. GTD není skříň plná složek s čárami a kulatými razítky.

GTD z lidí nedělá projektové manažery.

GTD je způsob, jak mít své projekty (své záměry) pod kontrolou. Není to návod, jak projekty realizovat. Neudělá tu práci za nás. Je to postup, který nám řekne co děláme, i co, a to hlavně, neděláme. Je to svět, ve kterém záleží pouze na nás, jestli své projekty proměníme v tlusté složky s červeným razítkem.

Nebojme se GTD. Nebojme se projektů. Nesnažme se projekt rozplánovat do nejmenších detailů. Nechtějme se stát zedníky, kteří postaví celý dům. Jen se vždy zeptejme sami sebe: „Jaký je další krok?“ A na ten se soustřeďme.

Nedělejme z GTD projektový management. Systém, kterého se budeme bát. Systém, který kreslí spoustu čar a dává razítka. Nedělejme z našich projektů tlusté složky v tlustých skříních. Dovolme si ten luxus, zvolit si vždy jen další krok.

Když mluvím o GTD s lidmi, kteří z něho zatím znají jen tu zkratku, případně se v knize Mít vše hotovo nedostali ani za známou „stou“ stranu, většinou reagují stejně. „Bojím se, že nebudu dělat nic jiného, jenom GTD. Bojím se, že pro všechno to plánování mi už nezbude čas na to, co mám dělat. Bojím se, že nebudu mít čas mít čas!“

A mě napadlo:  „Proč?“ Proč by měla metoda, jejíž posláním je šetřit lidem čas, a která šetří čas i mně, lidi o čas okrádat? Proč mají lidé dojem, že pro samé GTD nebudou mít ani čas mít čas? Možná je to proto, že se bojí. Proto, že si myslí, že GTD je vytváření dlouhých seznamů, dlouho dopředu. Proto, že si myslí, že GTD staví domy.

Podívejme se na své GTD seznamy. Stavíme podle nich domy? Jsou to přesné čáry s červenými razítky? Pokud ano, nedivme se, že ti, kteří zatím domy stavět nechtějí, své projekty nemají.

Ať už v GTD, nebo jinde. Co je složité, je složité. Co je jednoduché, je jednoduché. Nechme složité projekty projektovým manažerům a složitým projektovým editorům. Vytvořme si systém, ve kterém budou naše projekty jednoduché, čisté a bez razítek.

Nepřemýšlejme, kolik kroků má (mít) projekt. Vždy se jen zeptejme sami sebe: „Jaký je ten další…?“

Dejme se do práce! I to je GTD.

Můj táta byl zedník. Projekt pro něho byla jen tlustá složka se spoustou papírů, pokreslená spoustou čar, podle které stavěl lidem jejich sny. Ale i on věděl, že aby mohl lidem jejich sen postavit, musí vždy vědět, jaký bude další krok. Děkuju Ti, tati. Moc mi chybíš.

05. května 2012 by Josef Jasanský
Categories: GTD | Tags: , | 12 komentářů

Comments (12)

  1. Mě Allenova definice projektu vyhovuje. Je to prostě seznam úkolů, které vedou k jednomu cíli. Určení vždy jednoho z nich jako next action je super myšlenka – eliminuje smrdící projekty v systému. Projektové plánování může znít hodně velkolepě, ale jedná se v podstatě o určení dalších kroků a rozsekání velkého úkolu na hromadu malých (ideálně lehce slpnitelných) 🙂

    Díky za fajn článek!

    • Děkuji za komentář, Vladimíre. Je to přesně tak, jak píšeš. V GTD je projekt jen seznam kroků, které vedou k požadovanému výsledku (stavu/cíli). Začal jsem u sebe v poslední době pozorovat, že když jsem se snažil nějaký projekt dopředu rozplánovat – vytvořit dlouhý seznam kroků, dostalo mě to spíše do situace, kdy jsem jakoby „přešlapoval na místě“ – nedařilo se mi najít jen jeden další krok . . . . rozhodl jsem se proto projekty neplánovat dopředu do podrobného seznamu úkolů, ale vždy si jen zvolit jeden (další) krok, po jeho dokončení další, pak další a další . . .a mám pocit, že mi to pomáhá . . .

      Ještě jednou díky, jak s oblibou říkávám, komentáře jsou živou vodou bloggerovou:)

      JJ

  2. Ahoj Pepo.
    Rad bych ti rekl, ze na tvem psani je videt velky pokrok. Pravdepodobne to ma na svedomi i kurz ktery jsi absolvoval. Drzim palce at se dale dari v tomto duchu. Ohledne clanku musi snad kazdy souhlasit. Je to naprosta pravda. GTD ma slouzit pro to, aby mel clovek cistou hlavu a cas na dulezite veci. A cim komplikovanejsi si to clovek udela tim dale se tomuto zameru vzdali az s GTD skonci, protoze je to jiz neefektivni. Ono slovo „projekt“ opravdu v kaznem z nas “ drive narozenych“ vzbuzuje presne to co popisujes a proto je dobre ze jsi popsal jadro pudla. Drzim palce at se i dale dari.
    Milan

    • Ahoj Milane,
      děkuji moc za Tvůj komentář – potěšil mě. Ano, kurz měl asi vliv – ostatně, proto jsem na něm i byl, abych se zlepšoval:) A pokud Ti připadá, že se i tak stalo, dělá mi to velkou radost. Z toho, co píšeš, usuzuji, že moje texty již nějakou dobu sleduješ – toho si moc vážím. A děkuji za to.
      Děkuji za Tvůj názor, Tvoji pochvalu i motivaci. Přeji vše dobré i Tobě.
      Josef

  3. Pingback: GTD není projektový management, nebo ano? | Mít vše hotovo.cz

  4. Pingback: GTD není projektový management › GetDone.cz

  5. Zdravím,

    neřešili jste někdo náhodou skloubení právě GTD a částečně projektového managmentu ? Jde mi o to, že v rámci firmy řešíme projekty, u kterých je vhodné, aby jejich postup vidělo a vnímalo více osob. Z tohohle důvodu využíváme Basecamp. Zároveň, ale využívám GTD pro osobní time managment. Problém nastává ve chvíli, kdy se data v Basecampu ( využíváme i Todo listy ) a GTD systému ( v mém případě Omnifocus ) kryjí. Dochází tak k větší agendě, abych udržel v obou systémech aktuální stav a pořádek. Mít zase některé projekty jen v Basecampu a některé v Omnifocusu mi nepříjde jako rozumné řešení, protože jsem nucen kontrolovat a hlídat 2 systému. Neřešil náhodou někdo něco podobného ?

    Děkuji za radu.

    Dan

    • Též zdravím, Danieli. Děkuji za komentář.
      Myslím, že jste ve svém komentáři zmínil další (nejen pro mne) zajímavé téma – využití GTD v týmu. GTD jako součást projektového managementu, chcete-li. I když tomu tak na začátku nebylo, postupem doby se spíše přikláním k názoru, že David Allen vymyslel/nastavil svoji metodu primárně jako „myself-management“ nástroj, tedy nástroj osobní produktivity. Jak v knize sám Allen uvádí – práce je vše. Ať už napsání výroční zprávy oddělení, příprava porady, nebo posekání trávníku před domem – pracovní a soukromé aktivity GTD nijak nerozlišuje. Na druhou stranu, s tématem „Využití GTD v týmu“ se v poslední době setkávám více a více. Dokonce s kamarádem intenzivně přemýšlíme, jak (a zda to vůbec lze) vhodně GTD nastavit pro workflow jeho (sice malého) tříčlenného týmu. Popravdě, moc se nám to zatím nedaří. Využití například aplikace OmniFocus jsme dokonce již skoro zavrhli jako nevhodnou a mám obavu, že takto dopadnou i ostatní (známé) GTD aplikace. Narážíme totiž na to, že ne všichni členové týmu jsou schopni/ochotni přijmout (a tedy i aplikovat) „pravidla“, která tyto aplikace pro využití v týmu vyžadují – narážíme na to, že GTD je v zásadě opravdu „myself“.
      Radu, za což se omlouvám, tedy asi žádnou nenabídnu. Jak jsem již uvedl, přikláním se k názoru, že GTD se pro řízení projektů v týmu opravdu nehodí. I v mé profesi/práci používám GTD primárně pro řízení mě samotného, a pro řízení (většiny) realizačních projektů mého oddělení systém jiný, který s týmem sdílím. Pokud mi z tohoto „sdíleného“ systému vypadne nějaký úkol pro mě (ze kterého se v mém GTD může následně stát i projekt), přenáším jej do svého OmniFocusu – pracuji tedy asi podobně, jako Vy.
      Vím o projektu http://www.eknacl.cz, který by měl GTD v týmu umět aplikovat, a jsem sám zvědavý, jaké bude mít výsledky – projekt zatím není „funkční“. Pokud byste měl zájem o více informací, můžete se s autory projektu spojit například na twitteru – @ekancl.

      Ještě jednou díky za velmi podnětný komentář.
      JJ

  6. Ahoj, řešil jsem stejný problém jako Dan. Mám tým cca. 10 lidi s kterymi potrebuji sdílet úkoly, projekty a plánovat na čem budeme aktualní týden pracovat. Vyzkoušel jsem hodně GTD nástrojů, ale furt to nebylo ono.
    Nyní jsem narazil na http://www.asana.com a musím říct, že jsem zatím naprosto spokojen (nehledě na to, že je pro 30 spolupracujících ZDARMA 🙂
    Děláme to tak, že máme jeden projekt (adresař) kam vkládáme všechny nápady a vylepšení (inbox). Jednou týdně (v neděli večer) se dohodneme na čem budeme následující týden pracovat a z toho uděláme novy projekt, který rozsekáme na malé úkoly, ktere se delegují. U Asany je super, že projekt jde rozdělit i na tzv. headlajny např. 1. etapa, 2. etapa atd. přímo v daném projektu.
    Asana take umi udělat tzv. workplace, které mám rozdělené na pracovní a osobní (takže vše mám v jedné aplikaci).
    Rozhodně doporučuji vyzkoušet.
    Osobně by mě zajímalo jak to řeší ostatní lidi, kteří pracují v týmu… 🙂

    • Děkuji za skvělý tip, Choze. Asanu neznám, ale určitě vyzkouším! A budu rád sdílet s ostatními.
      Josef

  7. Pingback: GTD není projektový management | Chci růst

  8. Pingback: Tak blízko a přitom tak daleko… | 21 slov…