Když má GTD (také) dovolenou…

Nebyl jsem vždy tak rodinně a sociálně spravedlivý, abych se svým blízkým věnoval alespoň několik týdnů v roce s takovým úsilím, jako své práci. Workoholismus pro mě nebyla jen nějaká neznámá závislost „těch ostatních“ – já byl workoholik.

Poté, co jsem si začal uvědomovat, že je mi příjemnější stát (tak nějak) na GTD straně barikády, než pochodovat s transparentem „Nevěřte systémům osobní produktivity”, i slovo dovolená, do té doby mé vlastní touze po produktivitě slovo zapovězené, mi začalo připadat jako „docela dobrý nápad“.

GTD jsem do svého života zavedl zejména z důvodů pracovních. Popravdě, pokud bych již několik (hodně) let nedělal práci, kterou dělám, zřejmě bych ani netušil, že nějaký David Allen existuje, a pokud ano, byl bych zřejmě jedním z pravidelných účastníků virtuálních demonstrací na záchranu lidstva před všemi těmi zaručenými metodami správy sebe sama.

Nejen prací je však živ člověk, praví jedno hezké rčení, proto jsem i já, nedbaje varování některých „produktivních“ kolegů a partnerů, kteří na slovo dovolená reagují předpokládaným: „Co to je? Já si nemůžu dovolit mít dovolenou!“, přepnul svůj mozek do režimu „nepráce“, a dopřál si dva týdny volna, zpříjemněné jadranskými plážemi, necelých 900km směrem k jižní polokouli.

Co takhle na dva týdny zapomenout na Davida i ostatní? Co takhle dát dovolenou i svému GTD?

Ale přišlo dilema. Jak, a zda vůbec, mám v čase, který nevěnuji práci, ale své rodině, odpočinku a svým zálibám – v čase dovolené – naložit se svým GTD? Mám na dva týdny zapomenout na Davida i ostatní? Mám svému GTD dát také dovolenou?

I když to možná těm s transparenty bude znít jako diagnóza, rozhodl jsem se nakonec přibalit ke všem těm krémům, plavkám a slunečním brýlím své GTD také. Sice lehce omezené, přizpůsobené mému (ne)pracovnímu výhledu dvoutýdenní budoucnosti, nicméně stále připravené umožnit mi hladký návrat do mé pracovní i GTD reality. Zastánci ZTD by ze mě měli určitě radost.

Ostatně, nebylo to až tak složité. iPhone i iPad by stejně cestovali spolu se mnou (spojení s těmi doma je důležité, a v iPadu čekalo pár nových e-booků), šlo tedy jen o to si celý systém pro „dovolenkový režim“ nastavit a promyslet tak, aby nepřekážel, nenutil mě pracovat (což jsem opravdu v plánu neměl) a byl jen jakýmsi tichým společníkem našich příštích jižních dnů.

Příprava mého „GTD na dovolené“ začala již při posledním weekly review před odjezdem, které jsem, vědom si mé plánované nečinnosti v příštích dvou týdnech, pojal mírně neobvykle a specificky.

I na dovolenou je vhodné své GTD předem připravit…

Na následující dva týdny jsem totiž neplánoval nic, než mít dovolenou, proto jsem všechny aktuální projekty i úkoly jen zběžně přelétl očima, aktualizoval jejich seznamy dalších kroků jen s ohledem na období „po dovolené” a pozastavil opakování těm, které by se mi jen zbytečně na dovolené připomínaly, a které bych stejně nemohl/nechtěl řešit. Všem úkolům s (z nějakého důvodu) nastaveným Due v průběhu dovolené jsem jejich deadliny zrušil nebo přeplánoval s vědomím, že se k nim opět vrátím při prvním weekly review po mém návratu.

Svoji pozornost jsem následně zaměřil jen na seznamy – kontexty, které jsem na dovolené předpokládal využít – „přečíst”, „promyslet” a „probrat se ženou”. Těmto seznamům jsem se věnoval velmi pozorně, promýšlel pro ně další nové položky, doplňoval poznámky k těm stávajícím a vyřazoval ty, jejichž předpoklad irelevance již takřka hraničil s jistotou.

Promyšlení několika projektů, které podřimují v seznamu Někdy/Možná při mých oblíbených ranních siestách s čerstvě vonící kávou, probouzejícím se jadranským sluncem a spokojeně pochrupujícím zbytkem rodiny ve vedlejším pokoji se ukázalo jako velmi vhodný způsob nastartování nového, sluncem prozářeného dne, stejně jako prodiskutování pár otázek společné budoucnosti s manželkou při večerním posezení na terase se sklenicí dobrého vína bylo docela příjemným způsobem, jak zakončit nesmlouvavými slunečními paprsky obdařený a mořským větrem ošlehaný parný den.

Bez inboxu ani ránu…

I kdybych si na dovolenou nebral žádné seznamy, i kdybych systém nechal doma tak, jak byl, určitě bych na dovolenou vzal alespoň jednu (z mého pohledu nejzásadnější) věc – můj inbox. Zjistil jsem, že jakmile se mi po pár dnech odpoutávání od pracovního stereotypu podařilo dostat do stavu „nepráce“, můj mozek se začal uvolňovat a otevírat novým myšlenkám a nápadům, které jakoby začaly rovnou padat z azurově modrého nebe nade mnou. Nemít v těchto chvílích u sebe svůj inbox, přišel bych o několik zajímavých podnětů, postřehů i informací, které, jak pevně věřím, v budoucnu efektivně využiji.

Ruku na srdce. I přesto, že je jsem byl na dovolené, 100% odříznutí myšlenek od mé práce není v tak krátké době asi reálné, a vyhýbat se novým nápadům k některým pracovním projektům také zrovna efektivní. Kdykoliv mi proto přišla na mysl jakákoliv nová myšlenka k některému (pozastavenému) projektu, stačilo si jen udělat poznámku do inboxu, a věnovat se dál letním radovánkám.

Smyslem GTD na dovolené není položky v inboxu hned řešit, třídit a vyhodnocovat (na dovolené jsem se dočasně vzdal i svého návyku pro Daily Review), na to přijde čas až po návratu, je důležité hlavně sbírat. Vše. Jakmile se člověk na chvíli vymaní z každodenních pout pracovní reality, uvidí, uslyší i zažije spoustu nových situací, které by jinak nevnímal, nebo vnímal jinak, a které mohou být vynikající inspirací pro období „po návratu”.

O co bylo mé weekly review před dovolenou specifičtější, o to bylo to první po návratu z dovolené důležitější. Čím kvalitněji, podrobněji a poctivěji svůj systém po návratu podrobíte hloubkové kontrole, tím jednodušeji se vám bude první pracovní den vstupovat zpět do normality všedních dnů.

Oči ještě stále přimhouřené před paprsky jadranského slunce, na rtech stále ještě slaná příchuť přílivových vln…

Všichni to známe. Po návratu z dovolené jsme plní zážitků, dojmů a volnomyšlenkářských pocitů, organismus máme ještě stále v letovém režimu „nepráce“ a pomyšlení na úkoly, které nás hned první den po příchodu do kanceláře čekají se v té chvíli usilovně bráníme. Nechceme, aby nám vytěsnily všechnu tu pohodu a klid, kterou jsme uplynulé týdny každý den zažívali.

Já jsem u sebe tento stav mysli již dopředu předpokládal, proto jsem si provedení weekly review svého systému „po návratu” pevně naplánoval již při posledním review před dovolenou – můj mozek je v případě, kdy vidí úkol jasně definovaný před sebou (v mém systému) relativně disciplinovaný, překlopit jej proto zpět do běžné GTD reality nebyl až takový problém.

První, na co jsem se při review svého systému „po návratu” zaměřil, byl inbox, který tak trochu přetékal všemi možnými nápady, postřehy a náměty, poctivě vyťukanými během uplynulých dnů do klávesnice mého iPhonu. Jelikož více jak polovina položek nesouvisela s nějakou zásadní akcí v příštích několika dnech či týdnech, přesunul jsem větší část mého inboxu do seznamu Někdy/Možná (mého „big inboxu“) s vědomím, že OmniFocus mi je bude ve vhodných intervalech opět připomínat, a až přijde jejich čas, rozpracuji je do konkrétních projektů nebo kroků.

Zbývající položky z inboxu jsem zařadil a upravil běžným způsobem a pokračoval na projektech, které v mém systému trpělivě čekaly na okamžik, kdy je opět přepnu do rězimu „Active“. Všechny jsem je znovu prošel, případně doplnil o nápady a postřehy z inboxu, a přenastavil jejich periodu revize opět do aktuálního review-režimu .

Méně je více platí po návratu z dovolené dvojnásob…

Pozornost jsem zaměřil zejména na položky, které budou hned v prvním pracovním týdnu důležité, a také na to, aby jich bylo co nejméně. Není vhodné si na první týden plánovat přehršel úkolů, zvláště, když člověka ještě čeká další „review” jeho pracovní poštovní schránky. Během posledních dvou týdnů také mohly nastat pracovní události nebo situace, o kterých zatím nemám ani tušení, mohly se změnit dispozice některých kolegů, případně se může v následujících dnech objevit jiný problém, který již (po dvou týdnech) nesnese odkladu, proto je vhodné to s aktualizací priorit úkolů uložených v systému moc nepřehánět.

Následující den, první pracovní den po dovolené, jsem jako první prošel pracovní poštu, vyházel všechen odpad, položky, které nehoří „naposílal“ do inboxu v OmniFocusu, a ty, které se zdály jako neodkladné, nebo jejichž vyřízení splňovalo pravidlo dvou minut, jsem zaplánoval k vyřízení ihned (Due Today) nebo co nejdříve (Flagged).

I přesto, že jsem ještě stále pociťoval jemné záchvěvy jižanského větru na mé (ne až tak) opálené tváři, a chvílemi se opět (v představách, jen tak v šortkách a žabkách) procházel po molu s nádhernými jachtami a vůní čerstvě vylovených ryb, první pracovní den po dovolené, i pracovní dny následující, jsem zvládl bez známých pocitů stresu a vyčerpání, v minulosti ještě mnohdy násobených frustrací z návratu do světa úkolů, závazků a povinností.

O dovolené jsem svému GTD dal tak trochu dovolenou. Zasloužili jsme si ji oba, i když jsme ji každý trávili tak trochu jinak…

A co vaše GTD? Dáváte mu také o dovolené dovolenou? Necháváte ho odpočinout a načerpat nové síly pro nové produktivní období „po dovolené”? Podělte se o své zkušenosti v komentářích.

 

05. srpna 2012 by Josef Jasanský
Categories: GTD | Tags: , , | 4 komentáře

Comments (4)

  1. Přeji dobrý den a děkuji za další výborný článek, pod který bych se mohl rovnou podepsat (možná i vlastní krví). Stejnou situaci jsem řešil přesně před měsícem na začátku července před vlastní dovolenou. Poslední den před odletem jsem provedl velké review, které spočívalo především v tom, zabezpečit projekty během mé nepřítomnosti (co šlo tak odložit, co nešlo, tak delegovat nebo aspoň informovat klienty a spolupracovníky o mé nepřítomnosti), přesunout všechny „work tasks“ na období po návratu z dovolené, aby mi OF u moře nepřipomínal např. fakturace apod., naplánovat lehký náběh zpět do pracovního procesu a ponechat pro první dny i prostor pro záležitosti, které se objeví během mé nepřítomnosti. To vše s vidinou nepracovní dovolené, která mi vyčistí hlavu a nabije pracovním elánem do dalších měsíců. Šel jsem dokonce tak daleko, že jsem si za celý pobyt u moře nedošel na recepci pro heslo k hotelové wifi síti a byl tak celou dovolenou offline. Mimochodem kritérium wifi sítě jsem několik měsíců předtím nekompromisně prosazoval při všech rodinných poradách o místu letošní dovolené a společně s posilovnou představovaly oba požadavky má ultimata, jejichž splnění mě jako jediné dokáže přesvědčit o změně destinace z každoročního Chorvatska (vesnice Bratuš mezi Makarskou a Baškou Vodou, kterou doporučuji!). Nicméně dovolená absolutně offline byla po překonání mírné nervozity z prvních dnů opravdu dovolenou v pravém slova smyslu. iPad sloužil jen k četbě předem uložených knih, iPhone jako foťák, kamera a Inbox pro momentální nápady a myšlenky. A návrat z dovolené do pracovního procesu? Po letech jsem nezažil pravidelný stres začínající již poslední dny u moře s myšlenkami na to, co mě čeká po návratu, na co jsem zapomněl před odjezdem apod. Plánování dovolené na iPadu s využitím kombinace aplikací OF + MindNode + OmniOutliner je kapitolou samo o sobě! GTD před dovolenou a po dovolené = dovolená jak má být! 🙂

  2. I já přeji dobrý den, Milane, a i já děkuji – za vynikající komentář! Klobouk dolů, já offline být nevydržel, na tom musím ještě při další dovolené zapracovat;)

    JJ

  3. Pěkně sepsáno. Já si většinou beru jenom inbox, protože by byla opravdu škoda zapomenout něco, co člověku vytane na mysli při poměrně specifických podmínkách na dovolené. Vydržet offline není až tak náročné, za pokus to určitě stojí 🙂

    • Děkuji za komentář, Pavle.
      Jo jo, s tím offline režimem se musím na další dovolené trochu poprat; popravdě, ona ta (moje) závislost na netu i mimo dovolenou mi už začíná trochu vadit, respektive mému okolí, takže se může klidně stát, že než pojedu na další dovolenou, nebude ten offline režim už takový problém;) …
      Příjemný a pohodový podzim,
      JJ